Plan de comunicación como herramienta para el desarrollo de las Relaciones Públicas

Actualmente, las organizaciones requieren una guía para desarrollar las actividades que protegen la reputación e imagen de las empresas. El plan de comunicación es de gran importancia, ya que funge como una guía planificada para todas las actividades, utilizando el proceso de las relaciones públicas: planificar, organizar, ejecutar y evaluar todas las acciones para evitar crisis, opiniones públicas negativas y mantener un ambiente de confianza con sus públicos internos y externos, logrando que sus servicios o productos se mantengan en una posición muy bien apreciada.

Resulta relevante destacar que, durante una enriquecedora reunión mensual de la Asociación Latinoamericana de Relaciones Públicas, capítulo Panamá, ALARP, el plan de comunicación capturó la atención como protagonista indiscutible. Los profesionales allí presentes coincidimos en su analogía como una brújula estratégica que necesita un timón para navegar con firmeza. Y es que, en esencia, esta guía dirige la percepción, fortalece la reputación y conecta de manera efectiva con las audiencias.

El trabajo profesional del relacionista público relacionado con el diseño de un plan de comunicación, a veces, se ve como una mala inversión. Sin embargo, es muy importante para la organización, pues evita operar sin una planificación detallada de lo que se va a desarrollar durante el año. Así, llevar una hoja de ruta con objetivos claros de lo que requiere la organización es de gran importancia, identificando las audiencias, la cual debe incluir las estrategias necesarias para el desarrollo de cada actividad.

Posteriormente, se deben identificar los objetivos, los cuales deben ser medibles, junto con las estrategias y tácticas, seleccionando los canales adecuados para cada público y elaborando mensajes claros y persuasivos. Además, se debe tomar en consideración los escenarios que puedan poner en riesgo la imagen y reputación de la empresa.

Desde el enfoque comunicacional, un plan de comunicación lleva a utilizar las estrategias de relaciones públicas, como la relación con los medios de comunicación, que ayuda a tener presencia ante los diferentes públicos. Por otro lado, se utilizan las plataformas digitales, como Instagram, Facebook, X y YouTube, entre otras; cada una se complementa para que los mensajes lleguen a los distintos públicos de manera positiva.

Es importante mencionar que, según la autora Milagros Ruiz Barroeta, los KPI”s (siglas en inglés de Key Performance Indicator), o indicadores clave de gestión, son valores medibles de rendimiento que demuestran la eficacia con la que una empresa está logrando los objetivos estratégicos. Por lo tanto, una vez puesto en marcha el plan de acción, medir todas las acciones tomadas permitirá ver si se están logrando los objetivos y si es necesario realizar ajustes.

En conclusión, un plan de comunicación estratégico para las relaciones públicas no es un lujo, sino una inversión inteligente en la reputación, la credibilidad y el futuro de la organización. Las empresas necesitan que profesionales idóneos los guíen con herramientas comunicacionales que le permitan construir relaciones duraderas con sus stakeholders (públicos de interés) y alcanzar sus objetivos de negocio de manera sostenible.